人財管理システムを運用する場合、たとえ全体的な目的や考えが同じであっても、お客様によっては、具体的な基準が違う場合があります。例えば、人事の年度の切り替え日などが違います。日本の平均的なお客様の場合は、4月1日が入社式であると同時に人事管理の変わり目です。給与規定や、休暇取得日数の初期設定もこの日付で行います。これが外資系の会社になりますと、１月1日や9月1日という場合があります。
このような違いを明確にするために、人事管理の基本的な用語や適用する考えの、具体的な意味や数値を、現実に運用する前に決めておく必要があります。
「人事運用の基本設定」の項目のうち大多数の項目は、一旦値を設定した後は、お客様の人事管理の基本方針が根本的に変わらない限りは、設定内容を頻繁（例えば毎年）に変更するようなことはありません。ところが、「処理年度」の選択や「退職者」の検索などでは、毎月、あるいは当システムを利用する度に設定を変更する場合があります。この「処理対象」（タブ）での設定項目は、先の大多数の設定項目とは異なり、日常の管理活動でその設定内容を頻繁に変える種類のものです。
人事のデータは、給与記録や賞与記録のように、「年度ごと」のデータを記録、参照する場合が多く、これらのデータは、年度別に管理します。また、賃金表などのデータも年度ごとに管理します。賃金表は一般的には毎年替わる類のものではありませんが、数年に一度は変更になることから、当システムでは1年ごとに（たとえ内容に変化がなくても）違うものとして扱います。また、各種区分類も同様に毎年替わるものではないのですが、賃金表が、例えば社員区分などと密接に関連していることなどから、これらの区分類も賃金表と同様に年度ごとに違うものとして管理します。ただし、社員区分の場合は賞与の支給係数を記録する項目があることから、年度ごとおよび社員区分ごとに賞与の支給率が変ることを前提に（一般にはそれほど頻繁には変えないが）、その事実を社員区分ごとに毎年の変化を記録するようになっております。
上記の理由から、当システムを運用する場合は、「どの年度」のデータを扱うのか、ということを最初に設定することになっています。
ここでいう「現行処理年度」とは、あくまでお客様が設定した「人事年度基準月」を基準に設定しており、決して、カレンダー日付の１月１日や国の会計年度あるいは、お客様の決算年度などに直接的に連動するものではありません。
従って、カレンダーの暦年が替わっても、お客様が設定した人事年度基準月までは、当システムの人事年度は替わりません。
現行処理年度は常に、最新の年度が先頭にあり、過去の年度がその下に（コンボボックスで）リストされます。当システムを最初に運用する人は、この年度を正しく設定してから運用を開始します。現行処理年度は一旦設定すると、年度を変更しない限りは、次回の使用時も同じ年度に設定されています。
カレンダー上の人事年度が切り替わったにも拘わらず、最新の年度が表示されない場合は、「新年度の登録」が済んでいないことを意味しますので、その登録を先に実行します（業務メニュー（「賃金水準の登録」è「新年度の登録」））。
尚、一旦最新年度を追加したあとは、旧年度の賃金表などのデータは更新できません。また、旧年度の賃金表に基づいた社員の旧年度の給与（賞与）計算の再計算も出来ません。当システムでは、このように一旦「過去」が決定した（「過去確定」という）データは、基本的には変更できないようになっています。
サインオンした直後に、年度に関する警告メッセージが出る場合があります。
前年度やそれ以前の年度を「現行処理年度」と指定した場合は、
「今日現在は、運用基準に登録されている現行処理年度ではありません。年度切替え前の誤りの可能性があります。今日現在の年度に戻しますか？ 現行処理年度=yyyy」
という警告メッセージがでます。
また、1年以上前の相当古い年度、あるいは1年以上未来の年度を指定した場合は、それぞれ、
「運用基準に登録された現行処理年度の開始日付は、一年以上過去のものです。重大な誤りの可能性があります。最新に戻しますか？ 現行処理年度=yyyy」、あるいは、
「運用基準に登録された現行処理年度の開始日付は、一年以上未来のものです。重大な誤りの可能性があります。最新に戻しますか？ 現行処理年度=yyyy」
という警告メッセージがでます。
この場合に、「はい」と答えると本来の「現行処理年度」にリセットします。
「いいえ」と答えると、
「別年度の本番(現行)外モードです。注意願います。 施行年度=yyyy」
という警告メッセージを出して、メニューなどの画面の背景色が（本来はグレー系であるのが）青色に変わります。
年度の切替時期、つまり、一般に年度基準月が４月だとすると、４月いっぱいの間で、人事年度をまだ新年度に切り替えていない場合は、
「運用基準に登録された現行処理年度は1ヶ月以内前までの前期のものです。年度の切替時期ですが、間違いありませんか？ 現行処理年度=20nn」
という警告メッセージがでます。
社員のデータを参照する場合、現行社員と退職した社員のデータが混在すると視覚的に邪魔になる上、操作時間も不必要に増えることから、一般には、退職社員のデータは表示しません。退職した社員のデータを参照する場合は、この「退職者対象」（チェックボックス=On）を指定すると、退職者だけの表示モードになります。
経営者が社員を評価する場合に、その考課給の金額を直感で決めても（結果としては）問題はありませんが、第3者への説明や、他者との比較、あるいはその社員の組織内全体での位置付けなどを客観的に把握するためには、ある種の枠組みが必要です。その為の「枠組み」が「社員区分」や「格付け」です。格付けには、職能格および職位があります。
職能格および職位に関する詳細は、「第４章 各種区分の登録」での当該項目を参照願います
「職能格」（チェックボックス=On）を適用する場合に指定します。当システムでは、賃金に直接的に連動するのは「職能格」です。職能格は「職能格手当」という形で社員の基準内賃金に反映します。
「職位」（チェックボックス=On）を適用する場合に指定します。職位は職能格の場合と違い基準内賃金への影響は直接的ではありませんが、「職位考課給係数」という形で、考課給の割合および賞与の割合に対して間接的に影響を与えます。
一般的に職位は職能格を連動する傾向があります。職位が高いと職能格も同時に高くなる傾向を意味します（その逆は必ずしも正しくありません）。つまり、職位と職能格の両方を適用する場合は、その効果（賃金に与える影響の度合い）が二重に効いてきますので、社員間の賃金の格差が非常に大きくなります。また職位は組織上の指揮系の位置を意味しますので、経営環境により（組織変更などに伴い）ダイナッミクに変更する場合がありますが、その変更の度に社員の賃金が大きく変る可能性を含みます。お客様によっては、このような社員の処遇システムでは都合が悪い場合もありますので、慎重に設定することを推奨します。
ただし、職位を適用した場合でも、職位間の各種の評価係数を全く同一（１と設定して）に設定した場合は、事実上、職位の効果そのものと職位間の格差を無くしたことになり、考課への影響はゼロとなり各社員の職位は単なるメモとして記録することになります。
既定の標準値では、「職位」を適用しますが、上記のとおり、職位間の係数格差はなく（各種の評価係数を全部１に設定）しております。
賃金に関する適用条件を指定します。
正社員年齢学歴給を生成する場合の、年齢の上限を設定します。この設定の直接的目的は、給与表の基準に関する設定ですが、「この年齢以上の正社員は存在しない」ことをも同時に設定したことを意味します。
「免許資格スキル手当」を支給する場合はOnとします。
「扶養家族手当」を支給する場合はOnとします。
「営業手当」を支給する場合はOnとします。
「住宅費補助手当」を支給する場合はOnとします。
「地区手当」を支給する場合はOnとします。
人事の管理や、賞与の時期に関する月日の基準を設定します。
人事年度が開始する月を指定します。その月の１日が人事年度開始日付となります。日本では一般に4月となります。
社員の年齢や勤続年数などは、全てこの人事年度基準日を基準（決定日や起算日）として計算します。
ある人事年度での１回目（一般の人事年度開始日付が４月１日付けの場合は夏期賞与（ボーナス）にあたる）の決定基準日を決めます。この基準日は、必ずしも「賞与を実際に支払う日」ではなく、賞与額を決定するための、「評価期間の区切りの日付」を意味します。既定値は6月１日ですが、これは、前回（一般の人事年度開始日付が４月１日付けの場合は「前年の冬期」）の賞与の基準日から5月31日付までの賞与に関する評価期間を意味します。
ここでの指定は、「給与賞与基本記録」の「人事年度で１回目の賞与」の「基準日」の既定値として自動的に転写されます。
ある人事年度での２回目（一般の人事年度開始日付が４月１日付けの場合は冬期賞与（ボーナス）にあたる）の決定基準日を決めます。この基準日は、必ずしも「賞与を実際に支払う日」ではなく、賞与額を決定するための、「評価期間の区切りの日付」を意味します。既定値は12月１日ですが、これは、前回（一般の人事年度開始日付が４月１日付けの場合は「その年の夏期」）の賞与の基準日から11月30日付までの賞与に関する評価期間を意味します。
ここでの指定は、「給与賞与基本記録」の「人事年度で２回目の賞与」の「基準日」の既定値として自動的に転写されます。
お客様によっては決算ボーナスを支給する場合があります。その場合の基準日を指定します。
ここでの指定は、「給与賞与基本記録」の「賞与（決算）基準日」の既定値として自動的に転写されます。
給与や賞与を計算する場合の計算過程で必要な項目の定義を指定します。
「正社員年齢学歴給」は「年齢」と「学歴」で基本金額が決まりますが、その年齢を使用する場合に、生物年齢を使うのか、あるいは卒業年次に換算した年齢を使うかのか、を指定します。生物年齢を使うと、浪人や留年などで卒業が遅れた者の給与がそうでない者よりも高くなるという矛盾がありますが、これを人生経験の一つとして認める場合も有り得ます。どちらが正しいかは一概に断定できません。「卒業年次換算」にする場合はこの「学歴取得基準年齢採用」をOnにします。
この場合、早産まれの者は卒業年次換算で1年加算した年齢になります。
前項目で「卒業年次換算」の年齢は一面合理的ですが、不合理な部分もあります。例えば、社会人になってから大学に通い35歳で大学を卒業した者が、中途で入社する場合などは、それまでの社会経験を全く無視して卒業年次換算で22歳の年齢学歴給として支給することになります。これはまた別の矛盾を産みます。
これを解決するために、「卒業年次で年齢を換算するのは、標準的な卒業年齢プラス・アルファの年齢まで」、という概念を設定します。このプラス・アルファの部分を「学歴取得基準年齢採用上限」とし、既定値はプラス３年としてあります。つまり３浪までは、社会経験としては認めないが、それを超える場合は、認めてもよいという意味になります。
「勤続給」の支給は勤続年数の関数になりますが、その勤続年数には整数値を使います。従って、例えば5.2年などの少数年数は使用しません。切上げもしくは切り捨てが必要です。当システムでは、四捨五入と同じ考え方を採用します。その場合の切上げを行う日数（人事基準月からの）を定義します。既定値は365の半分超ということから183日となっております。この場合、入社183日の社員の勤続年数は切上げを行い1年として扱います。
社員区分を設定する場合の定着率の既定値を決めます（定着率に関する詳細は「第３章 給与と賞与の決め方」での「定着率」の項目を参照願います）。
「定着率標準分母」の既定値は365です。
夜勤専門の社員の勤務時間を定義します。この場合の夜勤は「隔日夜勤勤務」（一日おきの夜勤）を意味します。既定値は12時間です。[石田1]
当システムのアクセスは、事前に登録したサインオンIDを入力することで初めて可能になります。
当システムを導入する時の最初のサインオンIDは、既定のもの（materおよびauditor）を利用します。「ｍａｓｔｅｒ」は「システムの統括責任の権限」（パスワードは「password」）を持ちます。「auditor」は「監査人権限」（パスワードは同様に「password」）を持ちます。一旦、導入した後は、これらのパスワードは安全のために変更します。または、同様の権限のサインオンIDを新たに登録し、既定のもの（materおよびauditor）の権限を「None」とするか、もしくはパスワードをリセットして無効にします。
お客様での、当システムを操作する社員のサインオンIDは全て登録します。登録する項目は基本的にサインオンIDとその権限です。パスワードはあくまでサインオンIDを持つ社員が、一番初めのサインオンの時に自ら決めます。従って、当システムの統括責任者もそれを知りうる立場にはなりません。万一、社員が自分のパスワードを忘れた場合は、パスワードのリセットで解決し、本人により最初からパスワードの登録をやりなおします。
英数文字で最大50文字のID。一般には自分の姓名などからの連想で決めます。
サインオンIDは以下の書式となります。
l
最大50文字以下（英数字）
l 最小４文字以上
l 英数字の小文字（Lower Case）
当該サインオンIDがTest用IDの場合はTest、System用のIDの場合はSysを押します。この場合は社員番号の部分に「Test」または「System」と表示されます。何も押さない場合は、社員番号の部分に社員番号を入力します。
社員番号を入力します。Test用またはSystem用の場合は「Test」または「System」を自動的に表示します。
社員名を日本語で入力します。
サインオンIDに与える権限を設定します。一番初めに、当システムの「システム統括責任者」のサインオンIDを登録し、アクセス権限には「システム統括責任」を付与します。次に「監査人」のIDを登録し、同様に「監査人権限」を付与します。その後に、masterとauditorのアクセスIDの権限を［None Access］にして二つのIDともにアクセス不可能に設定します。
人事のユーザ管理者には「ユーザ管理者」、その他の人事ユーザには「人事一般ユーザ」の権限を付与します。
サイノンIDは以下の権限の内一つを持ちます。
l 当システム・ユーザ
(ア) 読み取り専用
l 当システム責任者
(ア) 更新可能（「過去確定」とアクセス記録は除外）
l 当システム統括責任者
(ア) 削除可能（「過去確定」とアクセス記録は除外）
l 監査人
(ア) 一般のデータは「読み取り専用」
(イ) お客様のアクセス記録（検査資料）の記録期間の更新と、記録の削除が可能
(ウ) 「過去確定」（チェックボックス=On･Off）の変更が可能
アクセス権限は、包括的な権限であり、例えば「更新可能のユーザは全てのデータが更新可能か」と言えば必ずしもそうではありません。それぞれの権限でも「アクセス不可」であったり、「更新不可」であったりする場合があります。
各権限の詳細な「アクセス保護レベル」の設定は、お客様の都合で変更することが出来ます。（業務メニュー（「運用基準設定」è「アクセス保護レベルの登録」））
画面上、アクセス不可の個所（メニューボタンなでどの文字）は「使用不能」（ボタン上の文字が無色透明で窪んだ文字になる）になります。「読み取り専用」は「白色文字」になります。「更新可能」および「削除可能」は、「濃紺文字」になります。
サインオンIDが「システム統括責任者」の権限を持っている場合に限り、同時に「監査人」権限を併せ持つことができます。
詳細は（「第１３章 システム保守」è「システム基本環境の設定」è「過去訂正」）を参照して下さい。
パスワードはサインオンIDの時にユーザ自らが登録しますが、その登録情況（未済）を表示します。
詳細は、（「第２章 画面の表示と基本操作」è「サインオン」è「パスワード」）を参照願います。
ユーザが自分のパスワードを忘れた場合に、このボタンを押すことでパスワードの登録状態をResetします。一旦リセットした後に、ユーザは再度サインオンを行い、パスワードを登録し直します。
当システムは、サインオンIDによって、アクセスできる画面の保護レベルを「メニューのボタン」ごとに変えることが出来ます。これにより、誰にどのレベルの記録までのアクセスを許可するかを制御できます。この画面自体は、最初は「システム統括責任者」だけが、更新可能になっています。
画面の上にメニュー名とメニュー・タイトルが表示されます。画面下部の移動ボタン操作で、この画面をスクロールし、順次にメニュー名を表示していくことが出来ます。メニュー名ごとに、そのメニューのコマンドボタンが表示されます。このコマンドボタンに対して、サインオンIDの権限ごとに、アクセスの保護レベルを設定できます。
一般の人事ユーザに対して、どの保護レベルを適用するかを指定します。多くは「アクセス不可」もしくは「読み取り専用」となります。
人事ユーザ部門の責任者に対して、どの保護レベルを適用するかを指定します。多くは「読み取り専用」もしくは「更新可能」となります。
当人財管理システムの統括責任者に対して、どの保護レベルを適用するかを指定します。多くは「更新可能」もしくは「削除可能」となります。ただし、「データへのアクセス記録の検査」だけは「読み取り専用」となります。
当人財管理システムの監査人に対して、どの保護レベルを適用するかを指定します。多くは「アクセス不可」もしくは「読み取り専用」となりますが、「データへのアクセス記録の検査」だけは「削除可能」となります。
ただし、アクセス権限に係らず、「過去確定」チェックボックスの変更だけは、この権限者だけが常に更新可能となっています。
「可視」（チェックボックス=On）は、メニューのボタンの文字表示が見えるか否かを指定します。Offにすると文字が見えなくなります。
「使用」（チェックボックス=On）は、そのボタンが使用できるか否かを指定します。Offにすると、たとえボタンが表示してあっても押せなくなります。